Часто задаваемые вопросы

АФИНА — это удобный облачный сервис для взаимодействия с внешними лицами при работе над сделкой или проектом. Он позволяет в едином пространстве хранить и обмениваться документами, общаться между участниками, в том числе по отдельным документам, и подписывать соглашения с помощью электронной подписи без необходимости использовать разные сервисы.

АФИНА — это решение на старте бизнеса, объединяющее несколько сервисов в одном: систему управления файлами, файловое хранилище, файлообменник и мессенджер.

Вы всегда будете иметь доступ ко всей информации по сделке, включая переписку и документы, со смартфона.

Сервис может быть полезен для частных лиц, специалистов на фрилансе, компаний и государственных структур.

Если ваша деятельность или проект предполагает взаимодействие с клиентами, партнёрами, поставщиками, подрядчиками и/или частными лицами, а также обмен документами или результатами интеллектуальной деятельности, сервис АФИНА вам подходит.

АФИНА может быть полезна компаниям и специалистам в областях:

• консалтинг: HR, маркетинг, дизайн, IT, информационная безопасность;
• правовая и юридическая помощь;
• бухгалтерское сопровождение;
• продажа и управление недвижимостью.

Также сервис подходит компаниям, которые:

• имеют филиалы, распределённые команды или сотрудников на удалёнке;
• работают с большой партнёрской сетью или сетью поставщиков;
• разрабатывают новые технологии, продукты и процессы;
• взаимодействуют с медицинскими данными.

Принцип работы в сервисе АФИНА достаточно простой:

1. Вы приобретаете пространство под сделку или проект — виртуальную комнату данных, представляющую собой защищённый онлайн-репозиторий для хранения документов.
2. Настраиваете условия доступа к комнате данных: например, обязательное принятие NDA, приглашение участников по электронной почте, роли, права доступа и разрешения на действия в комнате данных.
3. Вы и другие участники загружаете файлы, обсуждаете сделку и отдельные документы в чатах комнаты, согласовываете и подписываете документы.
4. После завершения сделки вы можете хранить все данные, документы и историю работы по сделке в облаке и иметь доступ к ним в любой момент.

Управление доступом к комнате данных

• настройка условий доступа к комнате данных;
• работа в режиме конфиденциальности;
• индивидуальные приглашения участников сделки;
• аутентификация по электронной почте;
• двухфакторная аутентификация.

Управление доступом к папкам и файлам

• настройка ролей и прав участников;
• настройка разрешений на действия с документами: просмотр, скачивание, загрузка, удаление, ограниченный доступ по ссылке.

Управление папками и файлами

• загрузка папок в систему, включая drag & drop;
• создание и переименование папок;
• визуальное выделение папок с конфиденциальными документами;
• импорт данных из Google Drive и Яндекс Диск;
• поддержка загрузки файлов разных форматов;
• работа с версиями документов;
• добавление заметок к файлам;
• создание чата по отдельному документу;
• создание ссылки на документ с ограниченным сроком действия;
• выгрузка и печать реестров согласования, подписания и действий пользователей.

Работа в чатах

• общий чат комнаты данных;
• индивидуальный чат с конкретным пользователем;
• чат по отдельному документу;
• упоминание участников через «@»;
• ссылки на документы через «#».

В сервисе АФИНА ведётся запись всех действий участников комнаты данных в хронологическом порядке.

В журнале действий можно:

• сортировать и фильтровать данные по пользователям, действиям, датам и документам;
• просматривать детальные сведения о действии пользователя: IP-адрес, версию веб-браузера, дату и время действия, внутренний ID документа;
• выгружать данные и отправлять выгрузку на печать.

Для защиты данных от утраты, кражи и киберугроз используются:

• регулярное резервное копирование данных;
• шифрование данных при хранении и передаче;
• двухфакторная аутентификация;
• запись всех действий пользователей;
• регулярные оценки и аудиты внутренних методов безопасности;
• формирование цифрового профиля пользователя;
• анализ действий на предмет аномального поведения;
• автоматическое отключение пользователей после периода бездействия;
• возможность ограничения доступа с определённых IP-адресов.

Сервис доступен для использования на ПК, планшетах и смартфонах. Вы можете использовать АФИНА как веб-приложение, а также установить мобильное приложение на смартфон.